Moet jij binnenkort een zakentrip plannen voor je werk? Lees hieronder dan de beste tips voor het boeken van jouw succesvolle businesstrip. Van belangrijke zaken waaraan je moet denken tijdens de planning tot aan waar te overnachten.
#1 Plan je businesstrip vooruit en wees flexibel
Het plannen van een zakentrip vergt veel voorbereiding. Vooral als het gaat om een businesstrip naar het buitenland. Zorg ervoor dat je voldoende tijd neemt om te onderzoeken wat je reis vereist. Zoals het verkrijgen van visa of de benodigde inentingen voor je bestemming.
Wees ook flexibel met de reisdata. Bij zakenreizigers zijn last minute veranderingen in de planning heel gebruikelijk. Hou hierbij rekening met het boeken van de vliegtickets. Kies bijvoorbeeld voor een tarief met flexibele wijzigings- en annuleringsvoorwaarden. Dit tarief zal iets duurder zijn dan het basic tarief, maar het voorkomt hoge kosten bij wijzigingen kort voor vertrek.
Tip: bij veel hotelaanbieders heb je de mogelijkheid om hotels te reserveren die je tot kort voor vertrek kosteloos kunt annuleren. Maak hier zeker gebruik van!
#2 Kies zorgvuldig de juiste accommodatie
Een comfortabel verblijf is cruciaal voor een succesvolle zakentrip. Kies een accommodatie die past bij de behoeften, zoals dichtbij de locatie waar je moet zijn en met de juiste voorzieningen, zoals een goede internetverbinding en een zakencentrum voor meetings. Denk ook eens aan een overnachting in een kleinschalig boutique hotel met faciliteiten voor zakenreizigers. Zo kun je bijvoorbeeld in een boutique hotel op Ibiza geheel overnachten in stijl, op de mooiste locaties én met een uitstekend restaurant voor zakendiners.
Als je met een team reist, is het vaak handiger om een compleet appartement of huis te huren in plaats van individuele kamers in een hotel.
#3 Bereid je goed voor en maak een duidelijke planning
Een goede planning van je businesstrip voorkomt veel stress en laat je reis soepeler verlopen. Maak een checklist van alles wat je nodig hebt voor de reis. Hierbij kun je denken aan paspoorten en visa, zakelijke documenten, je werklaptop en telefoon, en andere belangrijke papieren en inloggegevens. Zorg ervoor dat je de vluchten en hotels op tijd reserveert en hou rekening met de reistijden naar je accommodatie en met eventuele vertragingen. Zorg ervoor dat je tijdens de reis ook momenten hebt voor rust en ontspanning. Zo raak je niet compleet overweldigd.
#4 Blijf georganiseerd tijdens je zakenreis
Het is belangrijk om tijdens je reis goed georganiseerd te blijven. Zorg ervoor dat je alle belangrijke documenten en inloggegevens bij de hand hebt, zoals de vlucht- en hotelreserveringen, paspoorten , zakelijke documenten en wachtwoorden voor het inloggen op afstand. Bewaar ze bijvoorbeeld in een handige tas met opbergvakken. Houd ook de tijd goed in de gaten en zorg ervoor dat je op tijd op afspraken verschijnt. Als je met een volledig team reist, is het belangrijk om de communicatielijnen open te houden en duidelijke afspraken te maken. Zo zorg je dat iedereen op dezelfde pagina zit qua planning en tijden.
Met deze waardevolle tips wordt jouw zakenreis een groot succes. Belangrijk om in overweging te nemen; een goede voorbereiding kost tijd. Maar daardoor kan je ter plaatse alles goed loslaten en extra genieten! Tips nodig voor leuke bestemmingen voor jouw zakentrip? Bekijk dan alle boutique hotels op de mooiste bestemmingen in Europa en daarbuiten.