Als uitzendbureau ben je verantwoordelijk voor alle administratieve werkzaamheden rondom werving, selectie en het contract tussen werknemer en werkgever. De werkgever draagt zijn verantwoordelijkheden helemaal over aan de payroll aanbieder.
Het bijhouden van al deze administratieve taken is erg tijdrovend. Het is belangrijk dat dit correct verloopt, want anders heb je een kans op boetes van de Belastingdienst of van verschillende controlerende instanties.
Wat is een backoffice?
Een backoffice is alles dat zich afspeelt op de achtergrond van je bedrijf. Denk hierbij aan administratieve taken, voorraadbeheer, fabricage en planning. Dit is eigenlijk alles waar de klant niet direct iets mee te maken heeft. Het tegenovergestelde van een backoffice is een frontoffice. Dit is alles dat naar de klant gericht is. Voorbeelden hiervan zijn klantenservice, marketing en sales.
Zorg voor een goede backoffice
Een goede backoffice hebben, blijkt voor veel uitzendbureaus niet altijd even gemakkelijk te zijn. Vaak wordt er gewerkt met verschillende software systemen, waarin data los van elkaar wordt opgeslagen. Dat betekent dat je continu moet switchen tussen programma’s die allemaal ook nog eens anders werken. Super handig dus.
Als uitzendbureau wil je natuurlijk snel en flexibel zijn voor je klanten. Anders kun je niet gemakkelijk op de wens van je klant inspelen. Wij zijn van mening dat dat echt alleen kan wanneer je backoffice goed op orde is.
Je backoffice op één plek
Alle data in één systeem. Dat betekent:
Snel schakelen
Efficiënt werken
Niet switchen tussen programma’s
Overzicht
Door je backoffice op één plek bij elkaar te laten komen door een goed backoffice systeem werk je veel gemakkelijker. Daarbij hoef je data maar één keer in te voeren en kan er dus ook nog eens minder fout gaan.
Op deze manier houd je tijd over voor andere dingen en kun je je als bedrijf focussen op groei en innovatie. Kortom: wanneer je backoffice goed op orde is, door alles op één plek te beheren, kun je je pas echt focussen op je bedrijf in plaats van te druk bezig zijn met het organiseren van je backoffice.
Is een backoffice systeem iets voor mijn uitzendbureau?
Omdat je als uitzendbureau veel administratief werk hebt dat veel tijd in beslag neemt, raden wij het aan om met een backoffice systeem te gaan werken. Zeker wanneer je merkt dat het administratieve werk lastig bij te houden valt. Het wordt (als het goed is) namelijk alleen maar meer.
In een backoffice systeem kunnen steeds meer handeling geautomatiseerd worden. Hierdoor wordt de input die je zelf moet geven alleen maar minder. Wat je hiermee bereikt is dat de backoffice minder aandacht en tijd nodig heeft, waardoor er gefocust kan worden op andere prioriteiten.
Het is natuurlijk helemaal aan jezelf of je een backoffice systeem voor je uitzendbureau neemt of niet, maar op de lange termijn wanneer je er helemaal aan gewend bent, heeft het veel voordelen voor je onderneming.