In dit artikel kan je lezen wat de factoren zijn voor een succesvol evenement. Het is niet de bedoelingen dat jij een event plant en niet door kan gaan vanwege te weinig inschrijvingen. Denk aan recepties, seminars, conferenties en netwerkevenementen. Soms is het mogelijk om de gelegenheid opnieuw in te plannen. Andere keren geven de organisatoren de een of andere factor de schuld die al dan niet de oorzaak is geweest van de lage boekingen. Er zijn meerdere factoren waarmee je rekening moet houden en elk daarvan kan de oorzaak zijn van de lage boekingsaantallen als deze niet van tevoren goed zijn onderzocht:
#1 Datum
Je wilt botsingen met concurrerende evenementen, populaire culturele, tv- en sportevenementen vermijden. Sommige dagen van de week trekken mogelijk ook kleinere aantallen aan dan andere dagen. Op de dag kan je maar hopen dat er geen wijdverbreide problemen zijn met lokaal verkeer en transportarrangementen.
#2 Timing
Vroege ochtend is niet zo goed voor mensen met opvang/schoolverplichtingen, vroege avond beïnvloedt het sociale en gezinsleven, overdag is afhankelijk van werkverplichtingen. Deelnemers kunnen ook niet geneigd zijn om tijdens de spits te reizen of te rijden.
#3 Lengte
Is het lang genoeg om de moeite te doen om aanwezig te zijn? Is het te lang zodat potentiële bezoekers te veel tijd moete opgeven?
#4 Locatie
Heeft het enige vorm van reputatie – goed of slecht? Hoe gemakkelijk is het om overal te komen waar de bezoekers beginnen? Hoe gemakkelijk is het voor bezoekers om te komen waar ze daarna heen gaan? Zorg ervoor dat al deze punten duidelijk worden vermeld op de uitnodiging en het promotiemateriaal. Denk bijvoorbeeld aan evenementenlocaties in Rotterdam.
#5 Parkeren
Zou iemand met de auto willen komen? Het helpt om de parkeermogelijkheden vooraan duidelijk te maken.
#6 Voorafgaande kennisgeving
Het is belangrijk om voldoende op de hoogte te stellen wanneer je de eerste uitnodigingen verzendt (een paar weken is beter dan een paar dagen). Je moet ook herinneringen sturen aan degenen die nog moeten boeken en om te zien of degenen die hebben geboet niet meer aanwezig kunnen zijn.