Op het eerste gezicht lijkt het beheren van de salarisadministratie misschien een eenvoudige, duidelijke taak. Je bezorgt al je werknemers op tijd loonstrookjes en iedereen in je bedrijf is tevreden. Dat lijkt makkelijk, toch? In werkelijkheid komt er veel meer kijken bij het proces dan op het eerste gezicht lijkt en je bent niet de enige als je je gestrest voelt terwijl je probeert om alle bewegende delen van dit proces te hanteren. Het kan daarom in sommige gevallen beter zijn om het uit te besteden aan een salarisadministratiekantoor zoals Salure. Het uitbesteden van de salarisadministratie brengt natuurlijk wel kosten met zich mee. Uiteraard ligt de keuze hiervoor helemaal bij jou, je kunt er ook voor kiezen om zelf de salarisadministratie te doen. Om dit onder controle te krijgen en te houden, is het slim om de onderstaande tips te gebruiken.
Documenten bewaren
Nadat je alle benodigde documenten van elke medewerker in je bedrijf hebt verzameld, is het van essentieel belang om deze gegevens ergens te bewaren waar je ze gemakkelijk kunt vinden. Of het nu gaat om het opslaan van digitale versies van je documenten of om ze in archiefkasten te bewaren, het is zeker van belang om dit te doen. De Belastingdienst verplicht je zelfs dat alle personeelsgegevens een tijdje bewaart. Het is verstandig om dit om een veilige locatie te doen, waarbij een goede organisatie van de documenten ook zeker verstandig is. Maak hierbij bijvoorbeeld gebruik van mappen zodat je een document snel en eenvoudig kunt vinden als dit nodig is.
Interne processen
Hoewel het van vitaal belang is om de wetten en praktijken te kennen, moet je ook bekend zijn met je interne beleid dat van invloed is op de loonlijst. Dit omvat betaald verlof, ziektegeld, bonussen, et cetera. Elk bedrijf is hierin anders. Sommige bedrijven betalen mogelijk voor de ziektekostenverzekering van hun werknemers, terwijl andere deze inhouden op het salaris van elke werknemer, afhankelijk van het plan. Je kunt werknemers verschillende niveaus van betaalde verlofopbouw aanbieden op basis van dienstjaren of loopbaanniveau binnen het bedrijf. Je commissie- of bonusplan kan complexe regels hebben die van invloed zijn op wie wordt vergoed en op welk niveau. Dit klinkt als veel om te onthouden, maar veel van je salarisstress kan worden verminderd door proactief te blijven en de hulp in te roepen van afdelingsmanagers om wijzigingen aan u door te geven en werknemers te herinneren aan beleid en andere salarisgerelateerde acties die ze mogelijk moeten nemen.
Automatisering
Dankzij het digitale tijdperk automatiseren online salarisadministratie en salarissoftware enkele van de meer vervelende administratieve salaristaken, waardoor salarisprofessionals meer tijd hebben om zich te concentreren op meer strategische projecten. Zo kan zo’n geautomatiseerd systeem ervoor zorgen dat je de salaris direct kunt storten zodat je dit niet zelf hoeft te doen. Dit bespaart je natuurlijk veel tijd. Ook het bijhouden van de werkuren van de werknemers van je bedrijf kan eenvoudig gedaan worden met behulp van geautomatiseerd software. Dit maakt de salaris administratie natuurlijk vele malen eenvoudiger.
Salariskalender
Organisatie is essentieel wanneer je hoopt de efficiëntie van je salaris administratie te maximaliseren. Wanneer je documentatie voor de salarisverwerking op een ordelijke manier is geregeld, worden je taken veel gemakkelijker in korte tijd af te ronden. Je bedrijf moet ook georganiseerd zijn om te voorkomen dat je belangrijke datums mist. Een salariskalender kan je helpen belangrijke data bij te houden, zoals wanneer je loonheffingen moet afdragen of wanneer bepaalde formulieren moeten worden betaald. Het is dus zeker een goed idee om zo’n kalender bij te houden als je zelf de salarisadministratie van je bedrijf uitvoert.
Bedankt voor de goede tips voor de salarisadministratie. Mijn man heeft een eigen bedrijf, we hebben een jaartje zelf de administratie in beheer gehad. Maar zoals je zegt, dit kost best veel tijd en kennis die we eigenlijk niet genoeg hebben. We willen volgend jaar de loonadministratie laten verzorgen, eens kijken hoe dat bevalt.