Ooit in een vergadering geweest die plaatsvond in een veel te kleine kamer? Twintig mensen propten zich in een klein kantoor dat gewoon handig bezet was maar geen airconditioning had en dat alles op een warme maandagochtend? Deze omgeving zorgt niet echt voor een productieve ontmoetingssfeer. Dus een vergaderlocatie kan een belangrijke factor zijn in het succes van de vergadering.
#1 De juiste locatie selecteren
Als jij jouw doel in gedachten houdt, is dit een goed begin om erachter te komen op welk gebied jij je moet vestigen. Bestuursvergaderingen vragen om de bestuurskamer, maar een vergadering die een probleem probeert op te lossen, moet een omgeving hebben die creativiteit stimuleert en ruimdenkend is. Eerder technische vergaderingen of vergaderingen over de introductie van nieuwe technologie of machines kunnen het beste worden gedaan in de omgeving waarin ze worden geïmplementeerd. Wees niet bang en heb een vergadering over productie ruimte om te pronken met de nieuwe aanwinst van uw bedrijf.
#2 Factoren die je mee moet nemen wanneer je een locatie kiest
Grote ramen zijn altijd een pluspunt, omdat ze licht in de kamer brengen en een gevoel van bewustwording hebben. Ook is er niets mis met zo nu en dan een beetje verse zuurstof. Een andere omstandigheid die moet worden overwogen, zijn stoelen. De eerste vraag is of je zelfs stoelen in de buurt wilt hebben. Als ze te comfortabel zij, kan het wel weer te gevaarlijk zijn. Dan is er de mogelijkheid dat er andere dingen worden gedaan, maar zorg ervoor dat je het in balans hebt.
#3 Een externe vergaderlocatie
Voor de meeste bijeenkomsten is het raadzaam om deze bij jou op locatie te houden. Er zijn goede redenen om af te spreken op een externe locatie, zoals een vergaderlocatie in Rotterdam. Een vergadering buiten uw reguliere vergaderruimten kan waardevol zijn als je wat mentale afstand wilt nemen van de dagelijkse problemen.