Want als het allemaal niet zo heel belangrijk zou zijn, dan hadden jullie met z’n allen wel e-mails uitgewisseld. Toch? Kies de meest comfortabele plek om te vergaderen!
Je laat je gezelschap niet aan het lot over. En de vergaderlocatie niet aan het toeval! Maar waarom moet je daar toch zo streng in zijn? Een vergadering is gewoon een vergadering, niks meer, niks minder. Een groot (of klein) groepsgesprek waarvan je er zo veel zult hebben in je loopbaan. Dan zit je bij elkaar in één ruimte. Maakt het echt heel veel uit hoe die eruit ziet en hoe die precies is ingericht?
Jazeker! Want we zeiden al, wanneer je een zakelijk gesprek buiten de deur wilt doen plaatsvinden, heb je daar een goeie reden voor. En dus wil je alle aanwezigen, die van je eigen team en die van de eventuele andere partij(en) op hun gemak stellen. Daarom wil je dat de ruimte waar je met z’n allen gaat plaatsnemen alles heeft wat jullie ervan wensen en verwachten. Wat dat precies is, is heel persoonlijk. Maar we hebben wel behoorlijk wat opties voor je samengevoegd, waar je je als collectief vast wel in zult herkennen. Doe er daarom je voordeel mee!
Omgeving
Grijze massa zit in je hoofd. Daar moet je niet mee omringd worden, tenzij dat een bewuste stijlkeuze van de interieurdesigners is. De ruimte dient juist inspirerend en motiverend te werken! Een gebrek aan sfeer kan wel degelijk zijn weerslag op jullie vergadering hebben. En niet op een bijster positieve manier, willen we maar zeggen. Kies voor een zaal of kamer met een opwekkend interieur, dat ook weer niet te druk mag zijn. Dat leidt immers af. Het liefst eentje waar ook natuurlijk licht naar binnen valt. En je keuze scoort meteen extra bonuspunten wanneer je ook nog eens van een aantrekkelijk uitzicht kunt genieten!
Ruimte
Die hadden we toch al gehad? Nee, we hebben het hier namelijk over oppervlakte. Je gunt toch alle aanwezigen de nodige bewegingsvrijheid?
Mocht je een ruimte overwegen maar het niet geheel eens zijn met de opstelling, dan is het belangrijk dat je die kunt aanpassen. Anders zitten jullie zo met je ellebogen in malkanders oogballen. Moet je niet willen, uiteraard!
En zorg er tevens voor dat er voldoende tafelruimte is voor iedereen. Anders ontstaan er nog ruzies! Kan enorm vermakelijk zijn, geven we toe. Maar ‘t is ook weer niet zo constructief.
Bereikbaarheid
Heb je een mooie zaal uitgekozen, dan is het nog wel zaak dat je er komt. En dat geldt voor de rest van het uitgenodigde gezelschap natuurlijk ook! Wees dan ook verstandig en kies ook geen plek uit in the middle of nowhere. Tenzij het echt niet anders kan, uiteraard. Maar zorg er dan op z’n minst voor dat iedereen voorzien is van een routebeschrijving en het juiste adres. Kunnen ze voor zichzelf uitstippelen hoe ze daar gaan komen, met auto, motor, openbaar vervoer… of fiets. Tja, misschien is het wel hartstikke dichtbij, weten wij veel! Wellicht mag je dan zelfs de benenwagen wel uit ‘t vet halen. Voor hen die van ver komen is het wel zo prettig dat er voldoende parkeerruimte is. En een treinstation dan wel bus- of tramhalte is ook nooit verkeerd.
Faciliteiten
Vaak moeten er resultaten worden besproken tijdens een vergadering. Enige audiovisuele hulp is in dat geval vaak van harte welkom. Dan kun je wel een beamer gebruiken, plus een projectiescherm uiteraard. En wat te denken van een laptop, microfoon en speakers? Die kun je natuurlijk allemaal met je meenemen, hoewel het ook enorm kan helpen om dit alles op de locatie al aanwezig te hebben. Doe daar dan ook wel navraag naar wanneer je een specifieke locatie overweegt. Straks sjouw je al die apparatuur voor niks mee of sta je juist met lege handen.
Catering
Het geheim van een vergadering is dat die nooit langer moet duren dan nodig is. Tenzij het heel gezellig wordt, uiteraard. Dan hebben we niks gezegd.
Hoe dan ook, na een tijdje zullen jullie wel honger en dorst krijgen. Het liefste staan er dan ook meerdere kannen of karaffen met koffie, thee, water en/of sap op tafel. Neem ook om de zoveel tijd pauze om de benen te strekken. En een heerlijk broodje of andere lekkernij achterover te slaan! Zo ben je weer helemaal energiek voor de rest van de bijeenkomst. Controleer of de catering door het personeel van de locatie zelf geregeld kan worden of dat die van buitenaf moet komen.