In dit artikel bekijken we waarom je met behulp van competenties medewerkers op projecten moet gaan plannen. Daarna kijken we hoe je het beste een competentiematrix op kan zetten en actueel kan houden. Je kunt deze blog ook beluisteren op Spotify of Apple Podcasts.
Onder een competentie verstaan we alle kennis, ervaring en vaardigheden die een medewerker bezit. Zolang ze van belang zijn voor het voltooien van projecten natuurlijk. De competenties kan hij of zij verkregen hebben uit werkervaring, opleiding of cursus.
Je hoeft geen groot bedrijf te zijn om een grote pool van medewerkers te hebben. Een medewerker hoeft niet alleen een vaste medewerker te zijn, maar kan ook een freelancer of onderaannemer zijn. Bij meer dan 25 medewerkers wordt het over het algemeen lastig om bij te houden wie waar goed in is.
Waarom is het goed om met competenties te plannen?
Het eerste voordeel is dat je beter de juiste medewerkers op een project kan plannen. De kwaliteit van het werk wordt hierdoor beter, want de medewerker heeft de juiste kennis en ervaring. Daardoor is er veel meer kans dat het project op tijd opgeleverd en daar worden klanten blij van. Tot slot verhoogt het de medewerkerstevredenheid omdat medewerkers op hun niveau werken en daarmee een burn- of bore-out wordt vermeden.
Het tweede voordeel is dat je als planner sneller kan schakelen. Je voorkomt dat je door lange lijsten moet spitten om de juiste medewerker te vinden. Heb je een degelijke en actuele lijst met competenties, dan kan je snel medewerkers filteren op gewenste vaardigheden en kennis.
Het derde voordeel is dat je voorkomt dat de kennis over de competenties zich bij een enkele persoon binnen het bedrijf concentreert. Doordat je een competentiematrix voor iedereen toegankelijk maakt wordt het voor iedereen bijvoorbeeld duidelijk welke kennis en vaardigheden schaar zijn. Zo kan er gericht worden gestart met werving en opleiding en voorkom je dat projecten door gebrek aan capaciteit niet uitgevoerd kunnen worden.
Hoe zet je een competentiematrix op?
Als je besluit om te gaan werken met een competentiematrix, hoe ga je dan alles opzetten en bijhouden? Het is zonde van je tijd als je een matrix opzet, één keer inventariseert en het er daarna bij laat. Hierbij 5 tips voor de implementatie.
1. Matrix aan je planning koppelen
De eerste stap die je moet zetten is het gebruiken van een softwarepakket, zoals een HR-systeem. Kies bij voorkeur voor een systeem dat geïntegreerd kan worden met je planning of kies voor planningssoftware waar competentiebeheer een onderdeel van is. Zo is je competentiematrix echt een toevoeging voor je resource planning.
2. Competentiematrix actueel houden
Om de vruchten van plannen op competenties te kunnen plukken dien je er energie in te steken. Als de competentiematrix eenmaal staat is het belangrijk dat deze bijgewerkt wordt. Een competentiematrix verliest zijn snel waarde als deze niet actueel is. Planners gebruiken de matrix dan niet meer, omdat ze er dan niet meer de juiste medewerkers mee kunnen vinden.
3. Maak iemand verantwoordelijk voor de matrix
Als de competentiematrix eenmaal staat, dan is het noodzakelijk dat een persoon of een afdeling verantwoordelijk is om de matrix bij te houden. Om hierbij te helpen is het opzetten van een proces essentieel. Zo kan je het bijwerken van de competentiematrix bijvoorbeeld koppelen aan periodieke gesprekken met je medewerkers, zoals het functioneringsgesprek of projectevaluaties.
4. Blijf in contact met externe medewerkers
Medewerkers die buiten je organisatie kennis en ervaring op doen, zoals freelancers of onderaannemers, vragen om een andere aanpak. Het is belangrijk dat je met hen in contact blijft. Druk ze op het hart dat ze je op de hoogte moeten houden van nieuwe ervaringen of certificaten. Meer kennis en ervaring kan er zo maar voor zorgen dat ze voor meer opdrachten bij je bedrijf in aanmerking komen. Een periodieke mailing, al dan niet via een automatische email, is al een goede oplossing om ze hieraan te herinneren.
5. Focus bij het opzetten van de matrix op schaarse competenties
Moet je dan alle competenties van medewerkers gaan inventariseren en vastleggen? Nee, dat kan veel werk zijn en het is de vraag of het de inspanning waard is. Hanteer de 80/20 regel en begin eens met de meest gebruikte en de meest schaarse competenties. Planners, projectmanagers en resource managers halen hier dan direct het meeste voordeel uit. De moeite die je steekt in het opzetten van een competentiematrix wordt dan het snelst terugverdiend.
Conclusie? Competenties zorgen voor meer rendement
Het werken met competenties kan veel voordelen bieden. Projecten draaien beter, klanten zijn meer tevreden en medewerkers zijn blijer. Wil je hier het maximale uit halen? Dan moet je er echt een proces voor opzetten. Je competentiematrix verliest snel zijn kracht als je het niet de aandacht geeft die het nodig heeft. Het is geen kwestie van eenmalig opzetten. Je moet het voortdurend onderhouden.