Tips om samen te werken op afstand met video conferencing tools

Online vergaderen op afstand kan prima met verschillende video conferencing tools die beschikbaar zijn, mits je deelnemers niet wegvallen door een slechte internetverbinding, je meeting verstoord wordt door afleidende geluiden of achtergronden. Een video conference kan uitlopen tot één grote ergernis. Maar dat hoeft niet zo te zijn.

Om een succes te maken van een video conference, is het handig om een aantal basisprincipes aan te houden. Gebruik de tips:

1. Zorg voor een goede internetverbinding

Online vergaderen vraagt om een goede internetverbinding. Als een deelnemer tijdens een vergadering een slechte verbinding heeft kan dit de hele vergadering verstoren. Je wilt niet dat het beeld en/of geluid gaan haperen tijdens je vergadering. Zorg dus dat je een goede wifi verbinding hebt (een 5G wifi verbinding is aangeraden voor een hogere kwaliteit beeld en geluid) of als je mobiel vergadert is 4g een must.

2. Let op de hardware eisen van video conferencing tools

Om online te kunnen vergaderen komen vaak specifieke eisen aan hardware kijken. Smartphones, laptops, tablets en desktops moeten uiteraard uitgerust zijn met een goede camera en microfoon. Bovendien zijn nieuwere devices voor de zakelijke lijn vaak uitgerust met speciale software die achtergrondgeluiden reduceert. Door middel van noise reduction is de spreker goed te horen en worden omgevingsgeluiden gefilterd. Een headset kan ook uitkomst bieden om je in een lawaaierige ruimte verstaanbaar te maken en de video conference goed te kunnen volgen.

3. Voorkom afleidende geluiden of achtergronden

Zorg dat je een rustige ruimte opzoekt zonder teveel lawaai van bijvoorbeeld blaffende honden, huilende kinderen of andere afleidende geluiden. Naast geluid kan ook de achtergrond afleidend werken. Kies voor een rustige achtergrond zoals bijvoorbeeld een strakke witte muur. Heb je niet de mogelijkheid om in een ruimte te zitten met rustige achtergrond? Met sommige video conferencing tools zoals Microsoft Teams kun je de achtergrond wazig maken. Zelf ben je nog wel scherp in beeld. Deze feature zorgt eenvoudig voor minder afleiding.

4. Samenwerken aan documenten

Veel nieuwe apps voor videoconferencing beschikken over mogelijkheden om bestanden te delen. Deel bijvoorbeeld je presentaties en spreadsheets in een extra venster of bijvoorbeeld afspraken en documenten met deelnemers tijdens een video conferencing sessie.

Ontdek welke video conferencing tools bij jou passen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.