Heb je de opdracht gekregen van je leidinggevende om de vergaderruimte op kantoor in te richten of ben je net een bedrijf gestart en wil je er graag voor zorgen dat je medewerkers de mogelijkheid krijgen om fatsoenlijk met elkaar te kunnen overleggen en/of klanten te ontvangen? Dan is het uiteraard van belang dat er een fijne vergaderruimte aanwezig is. Het liefst wil je er uiteraard voor zorgen dat deze vergaderruimte mensen een prettig gevoel geeft, aangezien het deels ook een visitekaartje van je bedrijf vormt. Hieronder tips voor het inrichten van je vergaderruimte.
Klant en personeelsbehoefte
In een vergaderruimte kun je soms best wel eens langere tijd aanwezig moeten zijn. Wellicht heb je meerdere meetings achter elkaar of heb je een dag lang een brainstormsessie ingepland met je team. Dat is ook de reden dat het van groot belang is dat er een grote, stevige tafel in de vergaderruimte aanwezig is en fijn zittende stoelen, zodat je ook nog comfortabel kunt zitten als je er voor langere tijd aanwezig moet zijn. Kijk bijvoorbeeld voor vergaderstoelen op Designkantoormeubilair.nl.
Licht
Licht in een vergaderruimte is van groot belang. Niemand krijgt inspiratie en energie van een donkere vergaderruimte met weinig natuurlijke lichtinval. Is er geen mogelijkheid om natuurlijk licht te creëren door ramen, zorg er dan voor dat er genoeg verlichting in de ruimte aanwezig is. En denk dan niet aan TL balken, maar aan verlichting die huiselijker aanvoelt en de mensen die in de vergaderruimte aanwezig zijn een fijn gevoel geven.
Informeel ja/nee?
Heb jij een creatief marketingbureau? Dan wil je dat waarschijnlijk ook uitstralen in je vergaderruimte. Kies dan voor een toffe kleur op de muur of iets wat laat zien dat je ook daadwerkelijk een creatief marketingbureau bent en daar ook voor staat. Heb je een kantoor met een formele functie, zoals een advocatenkantoor of financieel adviesbureau? Dan is het aan te raden om de meubels strak en netjes te houden met vooral niet teveel poespas in de ruimte.
Voorzieningen
Wat voor voorzieningen heb je nodig? Worden er veel presentaties gegeven? Dan is het erg handig om een beamer of grote tv en een projector aangesloten te hebben staan. Worden er veel brainstormsessies gegeven? Zorg er dan voor dat er minimaal een flipover met stiften aanwezig is. wordt het een lange vergaderdag? Zorg dan dat er voor iedereen een blocnote met pen van je bedrijf, kannetje water en kleine versnapering aanwezig is, om de dag goed te kunnen starten.
Naam en sfeer
Hoe leuk is het als je een creatief team hebt om je medewerkers mee te laten denken over de inrichting en sfeer van de vergaderruimte en ze hier dus actief inspraak in te geven? Dit geeft aan dat je vertrouwen in ze hebt en graag wilt dat ze zich ook fijn en gemotiveerd voelen in de vergaderruimte. Als tot slot de vergaderruimte helemaal naar wens is ingericht, kun je nog een poll houden onder medewerkers om een leuke naam te verzinnen voor op de deur van de vergaderruimte.