Wanneer je een congres organiseert, komen er veel taken op je schouders te rusten. Zo moet je denken aan zaken als een congreslocatie, catering, een thema, sprekers, etc. Je wil je organisatie en jezelf namelijk goed profileren tijdens het door jou georganiseerde congres. Met de tips uit dit blogbericht maak je jouw congres gegarandeerd tot een succes!
Congreslocatie
Alles begint natuurlijk bij het vinden van een geschikte locatie. Je kan een congres organiseren in je eigen achtertuin, maar dan is natuurlijk wel de vraag wat het doel is van je congres, wat je uit wil stralen en hoeveel gasten er komen. Afhankelijk van dit soort vraagstukken kan je een geschikte locatie kiezen. Een goede locatie draagt altijd bij aan het succes van het congres wat je organiseert. Ben je bijvoorbeeld op zoek naar een congreslocatie in Rotterdam? Dan is de Kuip wellicht een goede keuze. Dit is een locatie die bij veel mensen tot de verbeelding spreekt. Dit kan leiden tot meer enthousiasme en een interactiever congres.
Thema
Zorg altijd voor een goed afgebakend thema van je congres. Een te specifiek thema kan ertoe leiden dat potentiele bezoekers zich niet aangesproken voelen en dus misschien niet langskomen. Aan de andere kant kan een te breed thema hetzelfde probleem veroorzaken: doordat er dan geen samenhang is, is het voor niemand echt interessant. Pas het thema dus ook altijd aan op de behoefte van de doelgroep die je ermee wil bereiken. Daarnaast is het leuk om het thema van het congres ook te verwerken in details, zoals de locatie, catering, marketinguitingen en eventuele activiteiten.
Communicatie
Voor, tijdens en na het congres heb je te maken met verschillende soorten communicatie. Voor het congres is het belangrijk om de doelgroep waar het congres voor bedoeld is zo accuraat en effectief mogelijk te benaderen. Zo zorg je voor een zo groot mogelijke animo voor je congres. Tijdens het congres is het belangrijk dat je de bezoekers goed informeert over het programma van het congres. Ten slotte wil je ook nog na het congres communiceren met je bezoekers: wat vonden zij ervan? Zorg dat ze nog een keer bij je langs willen komen!