Zonder het te weten besteden werknemers in bedrijven erg veel tijd aan het zoeken naar documenten, vooral als er in een bedrijf nog veel met papieren documentatie wordt gewerkt. Dat komt doordat er geen methode is om documenten op een eenduidige manier vast te leggen. Toch doen veel bedrijven nog niet veel moeite om over te stappen naar een volledig digitale bibliotheek. Dat komt doordat de wijze waarop documenten worden gebruikt volgens een systematiek is die bij elke werknemer bekend is, en dat roept weerstand op. Een stappenplan om naar documentbeheer te gaan maakt de overgang minder ingrijpend.
Wat is digitaal documentbeheer?
Digitaal documentbeheer heeft als voordeel dat documenten gemakkelijk kunnen worden teruggevonden. Het systeem dat daarvoor wordt gebruikt hoef je als bedrijf niet zelf uit te vinden, maar er kan gebruik worden gemaakt van een documentbeheersysteem (DMS). In dat systeem wordt gewerkt met handige classificaties, waarvan elk document is voorzien. Ook zal er moeten worden gewerkt met nieuwe regels voor versiebeheer. Zodra iedereen gewend is geraakt aan het systeem zal er sneller worden gewerkt. Een bijkomend voordeel van een documentbeheersysteem is, dat er geen printers meer nodig zijn. Ook dat is een kostenpost de je als bedrijf dan kwijt bent.
Stappenplan
Wanneer je als bedrijf nog volledig werkt met papieren documenten kan de overstap naar een systeem voor documentbeheer voor de werknemers best ingrijpend zijn. Een stappenplan van 5 stappen helpt het proces soepel te doorlopen. De eerste stap is, dat alle medewerkers op de hoogte worden gesteld van de plannen, en dat hun werkomgeving wordt aangepast. Dat betekent dat ze allemaal een goed beeldscherm krijgen. Stap 2 is dat een alternatieve workflow wordt opgestart. De printers worden bij stap 3 de deur uit gedaan. Ook de archiefkasten verdwijnen.
Definitief overstappen
Iedereen moet in stap 3 ook leren dat de toegang tot documenten vanaf dat moment is geregeld door middel van autorisatie in het documentbeheersysteem. Stap 4 is het overtuigen van de collega’s die zich tot het laatst blijven verzetten. Als dat is gelukt, kun je in stap 5 definitief overstappen. Dit stappenplan betreft de begeleiding van de werknemers. Parallel aan dit stappenplan wordt de software geïnstalleerd. Ook worden alle oude documenten gescand en voorzien van een classificatie. Iedereen op de werkvloer heeft dus de gelegenheid om gedurende dat proces in zijn eigen tempo kennis te maken met het nieuwe systeem.