Een online bedrijf opzetten is de laatste jaren erg populair. Dat is niet zo vreemd. Steeds meer mensen winkelen online en zoeken online naar bedrijven die diensten kunnen leveren. Je hoeft bij wijze van spreken als loodgieter, schilder of timmerman geen kantoor meer te hebben. De meeste klanten zullen je online vinden als ze een vakman zoeken. Maar het is wel noodzakelijk om een adres op te geven bij de Kamer van Koophandel als je je bedrijf daar inschrijft. Als je geen kantoor of ander bedrijfspand hebt dan zou dat je woonadres moeten zijn. Dat kan om verschillende redenen onwenselijk zijn. Met een virtueel adres voorkom je dat je privacy in het geding komt doordat je privé adres bij een grote groep mensen bekend is.
Kies voor een virtueel vestigingsadres
Je kunt via online bedrijven een virtueel vestigingsadres aanvragen. Dit adres vermeld je dan op je website, op je facturen en andere correspondentie. Je bedrijf is hier niet feitelijk gevestigd, maar dat is geen probleem. Je kunt post naar dit adres laten sturen en soms kun je er zelfs kantoorruimte of een vergaderkamer huren als je deels niet thuis wilt of kunt werken. Het gaat om aansprekende locaties waar je met een gerust hart klanten en andere relaties kunt ontvangen voor een bespreking. Maar veel bedrijven maken alleen gebruik van de mogelijkheid om een virtual office te registreren.
Post wordt doorgestuurd
Als bedrijf zul je hoe dan ook fysieke post blijven ontvangen ondanks dat veel is gedigitaliseerd. De Belastingdienst stuurt bijvoorbeeld veel post nog altijd ook per post op. Als je kiest voor een digitaal vestigingsadres wordt de post die je daar ontvangt geopend, gescand en per e-mail naar je doorgestuurd. Eens per twee weken of eens per maand wordt de papieren post naar je opgestuurd. Op die manier heb je de originele documenten beschikbaar voor je administratie. Ook bij een controle van je boekhouding door de Belastingdienst is het soms nodig om de originele documenten te kunnen tonen. Daarom moet je deze administratie gedurende minimaal 7 jaar bewaren.
Wie kan mij helpen aan een virtual office?
Je kunt voor het aanvragen van een virtueel kantoor onder andere terecht bij Anteverde.nl. Er wordt gewerkt met een abonnement. Je kunt kiezen voor verschillende varianten met bijbehorende diensten. Ook maatwerk is mogelijk. Daarnaast zijn er bedrijven die de telefoon voor je kunnen aannemen. Ideaal als je zelf op locatie aan het werk bent. Een professionele telefonist neemt gesprekken aan, noteert de vraag of andere reden voor contact. Je kunt hier vervolgens op reageren op het moment dat dit voor jou schikt. Op die manier loop je geen offerteaanvraag of order meer mis. Ondanks dat er inmiddels ook andere communicatiemiddelen zijn zoals Whatsapp of andere chatdiensten, zijn er altijd nog veel mensen die de voorkeur geven aan persoonlijk contact via de telefoon.