Het organiseren van een congres vergt aandacht en is best uitdagend. Maar als je het goed doet ook een heel effectief communicatiemiddel voor kennisdeling, netwerken en het versterken van relaties. Of je nu kiest voor een conferentie, een symposium (een wetenschappelijk congres), een townhall meeting of een relatiebijeenkomst, we nemen je graag in 10 stappen mee in het proces van het organiseren van een congres.
Stap 1: Wat is het doel, wie is je doelgroep?
De belangrijkste stap bij het organiseren van een congres is het bepalen van het doel en de doelgroep. Wat wil je bereiken met dit evenement? Is het gericht op educatie, kennis delen, netwerken, marketing, of een combinatie van deze doelen? Wie is je beoogde publiek? Als je dit SMART weet te formuleren, geeft dit een duidelijke basis voor alle volgende stappen en beslissingen.
Stap 2: Welk budget is beschikbaar?
Een budget bepalen dat realistisch is, is essentieel voor een succesvol congres. In de beginfase is dat nu juist best ingewikkeld om concreet te maken. Start daarom met een schatting en bepaal eerst in grote lijnen kosten voor locatie, catering, sprekers, techniek, meubilair, marketing, deelnemersregistratie en andere uitgaven. Leveranciers op deze onderdelen kunnen je vaak richtlijnen en bandbreedtes geven, zodat jij steeds meer grip krijgt op het budget.
Houd ook rekening met mogelijke inkomstenbronnen, zoals kaartverkoop, sponsoring en partnership.
Start met een globale begroting en maak die tijdens de volgende stappen steeds specifieker. Vergeet niet een post onvoorzien van 10-15% op te nemen, zolang je nog met veel schattingen werkt. De begroting vergt continue monitoring. Een goed beheerd budget zorgt dat jouw congres financieel in evenwicht is en blijft.
Stap 3: Wanneer en op welke locatie?
Wanneer jouw congres plaatsvindt is cruciaal. Want zonder deelnemers heb je sowieso geen succesvol congres. Weeg goed af wat een geschikte dag of periode is en welk tijdstip voor jouw doelgroep het beste werkt. Bij het bepalen van een datum is het belangrijk overlap te vermijden met andere belangrijke evenementen in de branche, maar ook aan andere bijzondere gelegenheden daarbuiten (denk bijvoorbeeld aan internationale sportevenementen, carnaval en schoolvakanties).
De keuze voor een congreslocatie is eveneens van groot belang. Zorg ervoor dat de locatie goed bereikbaar en toegankelijk is voor jouw doelgroep en voldoende ruimte biedt voor het aantal verwachte deelnemers. De uitstraling van een locatie en de voorzieningen spelen ook mee in de keuze. Check tijdig de beschikbaarheid bij locaties. Zij zijn soms ruim van tevoren gereserveerd, zeker in de drukke zakelijke eventmaanden.
Stap 4: Hoe ziet het programma eruit?
Het programma van je congres moet boeiend en relevant zijn voor je doelgroep. Selecteer sprekers en onderwerpen die aansluiten bij je doelstellingen en zorg voor een goede balans tussen keynote sprekers, workshops of break-outsessies, panelsessies en andere activiteiten. Communiceer duidelijk met alle sprekers en sessieleiders over de inhoud en tijdschema’s. Breng zoveel mogelijk interactiemomenten in en zorg voor uitgebalanceerde eventflow.
Stap 5: Hoe zet je de marketing en pr op?
Een goed doordachte marketing- en promotiecampagne is cruciaal om de juiste deelnemers voor je congres te bereiken en hen aan je te binden. De basis is een heldere en aantrekkelijke congreswebsite met alle informatie over het programma, sprekers, manieren om je als deelnemer aan te melden en praktische en logistieke details. Als je je doelgroep al goed in kaart hebt, kun je gericht(er) het congres promoten aan de hand van e-mailmarketing en social media advertising op target. Free publicity genereer je met het uitsturen van persberichten naar de juiste platforms. Overweeg ook partnerships met brancheverenigingen en andere sponsoren voor extra zichtbaarheid.
Stap 6: Hoe regel je de registratie en logistiek?
Een soepel online registratieproces voor deelnemers is essentieel. Als dat traject niet gebruiksvriendelijk verloopt, sta je namelijk al 1-0 achter in het gevoel bij deelnemers. Het online registratietraject geeft jou als organisator zicht op belangrijke informatie zoals aantal gasten, specifieke cateringwensen (dieet, allergieën) en toegankelijkheidseisen (bijvoorbeeld aantal mensen met een beperking en soort beperking). Op basis van het aantal gasten kun je het registratietraject op locatie (met bijvoorbeeld scannen van toegangsbewijzen en uitgifte van banners) goed uitdenken. Ook de logistiek en routing op de dag zelf – van sessie naar sessie, in pauze e.d.- vergt de nodige aandacht.
Stap 7: Wie zijn je (potentiële) sponsors en partners?
Om je congres te financieren zijn sponsoring en partnerships waardevolle inkomstenbronnen. Zij kunnen bijdragen aan het succes, de exposure en relevantie van je congres. Benader en inventariseer potentiële sponsoren en partners vroegtijdig in het traject. Denk goed na over aantrekkelijke pakketten die voor hen van toegevoegde waarde zijn, in ruil voor hun (financiële) steun.
Stap 8: Hoe creëer je deelnemersbetrokkenheid?
Een echt interactief congres draagt bij aan de ervaring van deelnemers. Tegenwoordig zijn er veel vrij simpel te integreren online interactiemogelijkheden met de mobiele telefoon. In kleinere settings wordt het kunnen hebben van live interactie juist hoog gewaardeerd. Kies de juiste werkvorm, de manier om die interactie te bevorderen, per sessie.
Stap 9: Hoe zorg je voor een goede evaluatie?
De feedback van deelnemers, sprekers, sessieleiders, sponsoren en partners geeft inzicht in wat goed ging en waar ruimte is voor verbetering. Die feedback verzamelen kun je achteraf doen met een online enquête. Maar denk ook eens aan een live enquête tijdens het congres – bijvoorbeeld 1-op 1 bij vertrek of tijdens de laatste pauze – of online bij het plenaire slot (je kwetsbaar opstellen is gedurfd, maar wordt gewaardeerd!)
Gebruik alle informatie om toekomstige congressen te verfijnen en te verbeteren.
Stap 10: Hoe ziet het natraject eruit?
Een congrestraject eindigt niet op de dag van het congres. Juist de follow up daarna is belangrijk. Deel belangrijke uitkomsten of document online met de deelnemers. Meld wat je met de informatie doet en communiceer wanneer de volgende congressen zijn. Als je dit vanuit een online platform doet, creëer zo een plek voor kennisdeling en netwerken. En vergeet je sprekers, sponsoren en partners niet te bedanken, zij zijn als het goed is jouw ambassadeurs.
Conclusie
Het organiseren van een congres is niet gemakkelijk. Met de juiste aanpak, inzet en keuzes kan het echter een zeer krachtig communicatiemiddel zijn.